賃貸管理システムとは？ 導入のメリットや選び方を解説

不動産業界もIT化が進み、システム導入を検討する企業が増えてきました。その一つが賃貸管理システムです。賃貸管理会社の業務は、集客・物件管理・入居者管理など多岐にわたりますが、賃貸管理システムを活用することで業務効率化が図れます。

賃貸管理会社にお勤めであれば耳にしたことがあるかもしれません。実際に導入を検討している企業もあるでしょう。しかし「システムの導入で何が変わるのか」「具体的にどんな機能があるのか」などの詳細は、いま一つ分からないという方もいらっしゃるのではないでしょうか。

本コラムではそうした疑問の解決に加え、賃貸管理システムを導入する際のポイントもあわせて解説していきます。

賃貸管理システムについて知りたい方、導入を検討されている方は、ぜひご覧ください。

賃貸管理システムとは

■賃貸管理システムの概要

賃貸管理システムとは、自社で管理している賃貸物件の情報や、契約情報・入居状況・家賃の入出金といった賃貸物件に付随する情報を一元管理できるシステムです。

賃貸管理システムを導入していない場合は、紙やExcelを用いて賃貸管理を行うのが一般的です。賃貸物件が少ない間は問題なく業務が回っていても、管理物件数が増えれば増えるほど情報の管理は困難になります。入力漏れや転記ミスなどが発生したり、どのファイルが最新のものか分からなくなったりするなど、リスクも高まるでしょう。

賃貸管理システムを導入すれば、賃貸管理に関する幅広い作業をシステム上でシームレスに行えるため、入力漏れや転記ミスといったリスクが回避しやすくなるほか、各機能によって業務を効率的に進めやすくなります。

■不動産業界のIT化

現在、日本ではさまざまな業界で急速なIT化が進んでいます。不動産業界はIT化が遅れており、この先人口減少が進めば、危機的状況に追い込まれる不動産会社も少なくないと予想されてきました。その状況を脱却するべく近年注目されるのが、“不動産×テクノロジー”の「不動産テック」です。不動産テックはテクノロジーの力によって、労働生産性の低さといった業界の課題や、商習慣を変えようとする仕組みを指します。

賃貸管理システムの導入によって、すぐさま「不動産テック企業」になれるわけではありません。しかしITの力を積極的に使っていくことが不動産テックの一歩と考えられるため、賃貸管理システムをはじめ、IT技術に対する理解を深めることは重要といえるでしょう。

主な機能

賃貸管理システムは、製品によって多少の差はありますが、入居者を探す仲介業務に関する機能と、物件・入居者を管理する賃貸管理に関する機能の、大きく二つに分かれています。主な機能について、具体的に解説していきましょう。

・物件登録機能

物件情報を入力・公開する機能です。新たに入居者を募集する際は、自社ホームページや各種賃貸ポータルサイトに物件情報を掲載しますが、一つずつ手作業で入力するのは手間です。この機能を使えば、システム上に一度登録するだけで、複数サイトへの反映が可能になります。

・間取り図作成機能

物件情報に欠かせない間取り図。きれいで見やすい間取り図を簡単に作成できる機能です。

・反響管理

複数の賃貸ポータルサイトからの問い合わせを一元管理できる機能です。問い合わせ対応の抜け漏れを防ぐのに役立ちます。

・物件管理

物件に関する情報を保管できる機能です。具体的には、物件の写真や点検・修繕・クレームの履歴などです。

・契約管理

賃貸借契約書や重要説明事項書類といった、契約に必要な書類を作成する機能です。必要な情報を入力するだけで作成できるため、面倒な書類作成の手間を省けます。近年では電子契約に対応できるものもあります。

・入居者情報管理

入居者に関する情報が管理できます。具体的には、個人情報・更新日時・家賃の入金状況などです。

・入出金管理

家賃の入出金管理を行う機能です。照合・消込・報告・催促などの入金管理のほか、支払報告書の作成といったオーナーへの報告に関する機能も備えています。

・各種帳票出力

必要な帳票を出力できる機能です。たとえば空き物件一覧表、取引成立台帳、家主情報一覧表、請求書、退去申込書などです。先に述べた賃貸借契約書や重要説明事項書類などももちろん出力できます。

そのほか、広告出稿に関する機能や物件の更新に関する機能など、幅広い機能を備えています。

賃貸管理システムを導入するメリット

幅広い機能をもつ賃貸管理システム。では、システムを導入することによってどんなメリットが得られるのでしょうか。

■作業効率が上がる

賃貸管理業務には、賃貸借契約書や重要説明事項といったさまざまな書類が必要ですが、作成には時間がかかります。しかし賃貸管理システムを使えば、必要な情報を入力するだけで書類が作成でき、作業時間を短縮できます。

また、紙で情報管理している場合は、必要な情報をすぐに見つけるのが難しい場合も。賃貸管理システムでは入居者情報や物件情報が一元管理されているため、必要な情報を必要なときに素早く閲覧できます。情報を探す時間が短縮できるため、スムーズに業務が進むようになるでしょう。

■ミスが減らせる

人の手で作業していると、転記ミスや計算ミスといった誤りが少なからず発生します。賃貸管理システムでは、一元管理された情報をもとに書類が作成できるほか自動計算もしてくれるため、転記ミス・計算ミスが防げます。退去時には原状回復費や敷金の精算を行いますが、誤りがあれば入居者とのトラブルにもつながりかねません。システムの活用は、そうしたトラブル防止にも一役買います。

■オーナーや入居者と良好な関係を築きやすい

まずはオーナーとの関係です。賃貸管理では、物件のオーナーに月次・年次の収支報告を行ったり、修繕が発生した場合はその報告も行ったりします。賃貸管理システムを使えば、そうした報告書の作成も簡単にできるため、遅れることなくオーナーに提出することも可能です。報告を素早く、かつ滞りなく行うことは、オーナーからの信頼獲得にもつながり、結果的に良好な関係を築きやすくなるでしょう。

次に入居者との関係です。もし入居者からクレームが届いた場合、これまでの対応履歴が分からないと、返答が遅れてしまったり、的外れな対応をしてしまったりするかもしれません。賃貸管理システムでは過去に発生したクレームや問い合わせを記録できるため、過去の経緯を踏まえて対応できます。素早く対応したり要望に応えたりすることは、入居者からの信頼獲得につながり、結果的に良好な関係を築きやすくなるでしょう。

■社内で情報連携しやすくなる

紙やExcelでの管理では情報連携しにくいという懸念があります。紙の管理では誰かが使っている間は他の人は使えませんし、Excelでも同様のことが起こり得ます。また担当者が不在の場合は、どの書類を参照すれば良いのかが分からず、問い合わせに対応できないこともあるでしょう。賃貸管理システムであれば、社内ですべての情報を閲覧できるため、各々が必要な最新情報を参照できますし、担当者が不在のときでも代理で確認可能です。情報連携しやすいことで「○○さんしか対応できない」といった業務の属人化も防げるでしょう。

■利益向上が期待できる

賃貸ポータルサイトは多くの方が閲覧するため、ポータルサイトからの反響獲得は入居率を上げるために重要です。そこで考えなければならないのが、賃貸情報に「何を・どんなふうに書くか」です。試行錯誤してもなかなか反響につながらなかったという経験をもつ方もいるのではないでしょうか。賃貸管理システムのなかには、蓄積した掲載物件情報・反響データをもとに、反響を得やすい情報やコメントを提案してくれる製品があります。上手に利用すれば訴求力を高めることで契約が獲得でき、利益向上が期待できます。

賃貸管理システムを導入することで、業務効率の向上、ミスの減少、情報連携、利益向上といった良い変化を感じられるでしょう。

導入する際のポイント

賃貸管理システムの概要と、導入で得られる変化について解説してきました。では実際に「賃貸管理システムを導入したい」となった場合、どのようなポイントを押さえて検討すれば良いでしょうか。

■必要な機能が揃っているか

一番大切なのは、必要な機能が揃っているかどうかです。自社の事業が仲介中心なのか、賃貸管理中心なのかによっても求める機能は異なるはずです。賃貸管理システムは製品の種類が多いため、まずは「何が課題なのか」「システムを使って何を改善したいのか」を明確にし、課題の解決につながる製品を選びましょう。便利だからといって機能が多い製品を選んでも、使いこなせなければ意味がありません。機能が多い製品はその分価格も高くなるため、注意が必要です。

■イニシャルコスト・ランニングコストを考える

賃貸管理システムには、オンプレミス型とクラウド型の二つがあります。オンプレミス型は、システムとサーバを自社で購入する必要があるため、初期費用が多くかかります。一方で運用費はかかりません。クラウド型は、インターネットを経由してシステム・サーバを利用する形式です。システム・サーバを自社で購入しない分、初期費用はかかりませんが、月額の利用料がかかります。それぞれコスト体系が異なるため、どちらが自社に適しているかを見極める必要があります。

■使いやすさを確認する

これまで紙・Excelを用いて管理してきた場合、社員のITリテラシーの低さがシステム導入の障壁となることがあります。すべての社員が無理なく使いこなせるためには、操作性が高い製品の選定が重要です。まずはデモなどを使ってみて、使いやすさを確認してみましょう。使いやすい製品を導入できれば、社員に使い方を教える時間も短くできるなど、スムーズな現場活用が期待できます。

■他のシステムとの連携もあわせて考える

賃貸管理システム単体で活用するのはもちろん、他のシステムと連携させることで、さらなる利便性が得られます。たとえば会計システムと連動できれば、賃貸管理システムに入力した会計情報が会計システムにも反映されるため、会計担当が再度入力する手間を省略できます。このように賃貸管理システムと他システムを連動させることで、賃貸管理を担当する部署以外でも、業務効率化の恩恵を得られる可能性があるでしょう。

ポイントを紹介してきましたが、このポイントを確実に押さえるには、システム・ITの専門家の目線が欠かせません。たとえばオンプレミス型・クラウド型を選ぶ際にも、システムに関する知識がなければ誤った選択をしてしまうかもしれません。他のシステムとの連携を考える際にも、システム連携の知識がなければ判断が難しくなるでしょう。

現状の課題を掘り起こしたり、必要な機能の検討には、実際にシステムを使用する現場の声が欠かせません。しかし実際に導入するとなった場合は、システム・ITに関する知識があり、ベンダーなどと対等に話せる専門家がいると安心です。

まとめ

本コラムでは賃貸管理システムの概要、導入のメリット、賃貸管理システムを導入する際のポイントについて解説してきました。

賃貸管理システムの導入にはいくつものメリットがあるため、IT化が遅れている賃貸管理会社では、ぜひ検討したい事案です。しかし「導入する際のポイント」の章でも解説した通り、システムの導入には専門家の目線が必要となってきます。

「賃貸管理システムを導入したい」「でも社内に専門家がいない」。そんなときに検討いただきたいのが、外部IT人材の活用です。近年、働き方の多様化が進んできたことにより、副業を検討したり、フリーランスとして働くIT人材が増えてきました。IT人材の不足が叫ばれる日本においては、IT人材の確保を採用だけで解決するのではなく、外部人材の活用を検討するのも一つの手です。

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