販売管理システム導入のメリット・知っておきたい基本と選定のポイント

国内における生産性の向上を、課題として挙げる企業は多くいます。

当課題に対して、解決の要となるのが「販売管理」の効率化です。

依然アナログな作業が多いといわれる販売活動において、あらゆるフェーズを統括し、いかにスマートにコントロールできるかが、今後の企業成長のカギをにぎるといっても過言ではありません。

当コラムでは、上記を実現するツール「販売管理システム」について、導入のポイントを解説していきます。

 

販売管理システムとは？

「販売管理」について

販売管理システムとは何か、という本題の前に、そもそも「販売管理とは」という点を理解しておく必要があります。

まず、販売管理とは、企業が商品やサービスを販売しその対価を得るまでの「もの」と「お金」の流れを管理する業務全般のことを指します。

 

「販売管理」にはどんな工程があるか

「販売」にはどのような工程が付随するのかは、業種によってもさまざまです。

製造業を例に大まかに説明していきます。 　

製造業では材料を仕入れ先から購入し、それを自社で加工して付加価値をつけた上で顧客に販売します。

つまり「販売」と一口に言っても、そこには原材料を「購入」する過程も含まれており、仕入れ先と顧客との関係でそれぞれ「もの」と「お金」のやり取りが発生します。

また、自社で製品を作れば当然在庫なども発生していきます。

自社・顧客・仕入れ先の3つの組織間のお金とものの流れを管理する必要があります。

例えば、顧客との間では「受注」「請求」など販売管理の工程がある上に、仕入れ先との間では逆に「発注」「支払い」などの仕入れ管理の工程があります。

また自社ではそれらのものの動きに応じて「入荷」「出庫」「在庫調整」などの在庫管理が必要なのです。 　

 

「販売管理システム」とは 　

販売管理はさまざまな業務が内包されており、非常に複雑かつ広範囲にわたる管理業務です。

そこで生まれたのが「販売管理システム」です。

従来はこの煩雑な管理を紙やExcelで行っていることが多かったものの、複雑であるが故にミスが発生しやすく、さらに部門ごとのやりとりもスムーズにはいきませんでした。

一方で、現在主流となっている販売管理システムを導入すれば、これらの業務をシステム上で一本化して行うことができます。

先に挙げたような細かな仕入や販売に伴うお金の計算等の情報管理を、１つのシステムでまとめて行うことができるのです。

 

販売管理システムを導入するメリット

販売管理システムを導入すると、大きく分けて4つのメリットが見込まれます。

 

１：ロス＆コストの削減

従来のアナログ作業の場合、ひとつひとつの販売フローに「人」の確認や手作業をはさむため時間がかかる点と、ヒューマンエラー（誤発注・計算ミスなど）を起こしやすい点が課題でした。

システムの場合、アナログより少ない作業量で、正確性を保ったまま、販売フローに一括で情報を反映できるため、時間や生産性のロスを防ぐことができます。

また、導入費用はかかるものの、長期的な観点で考えると一定のコスト（人件費）を削減できます。

 

２：経営戦略データの活用

販売フローにおける「仕入れ」や「出荷」の情報からは、商品の購買動向を把握することができます。

販売管理システムは、フローを一括してデータ化することができるため、将来の商品ニーズの予測にも役立ちます。

また、システムの中にはAIが組み込まれているものもあり、在庫と需要予測から、過不足ない発注量を予測・自動発注できるものもあります。

 

3：業務の負担軽減と効率化

販売管理においては「もの」と「お金」の流れを適切かつスムーズにするため、非常に広範囲かつ多量の情報を処理する必要があります。

顧客との間での受注にまつわる業務の管理だけではなく、仕入れ先との発注にまつわる業務の管理も必要です。

さらに自社での在庫の管理も重要です。

従来のように、これらの膨大な情報を手作業などで事務員が転記するようなことがあれば、非常に手間がかかってしまい、負担も大きいでしょう。

例えば、営業担当が手書きの伝票を自社に持ち帰り、それを担当部署の事務員が手作業でExcelにデータを入力していたとします。

これでは二重にデータの記入が必要になってしまい、社員の作業効率が低下してしまいます。

しかし、販売管理システムがあれば効率化を実現することができ、社員の負担も軽減します。

従来であれば、このような二度手間、三度手間になっていた情報のインポート・エクスポートの場面において、販売管理システムを使えば、業務を効率化できるのです。

これまでの業務に必要であった社員数を増やす必要もなくなり、経営面でもメリットがあると言えます。

 

4：情報一元化でミス防止 　

従来の販売管理では購買管理や在庫管理など、さまざまな部署がそれぞれの媒体によって情報を管理していたようなケースも見られました。

このようなバラバラな情報管理の体制では部署間の連携もなかなかうまくいきません。 　

例えば、メーカー企業の本社社員が自社製品の製造の進捗具合を確認したいとします。

もしこれが従来の販売管理の方法でなされていた場合、確認が必要なたびに本社から工場に連絡を入れて、工場側から手書きで記録してある生産進捗状況を確認するような事例もありました。 　

これではリアルタイムで進捗状況が確認できず、お互いの業務効率が悪化してしまう上に、部署間でのやり取りが増えればその分ミスの確率も増していきます。 　

しかし、そこで販売管理システムの導入ができれば、このような他部署の情報を「いつ」「どこでも」確認することができます。

上記事例の場合では、工場側が進捗状況をシステムに入力しておけば、毎回連絡せずとも本社側でリアルタイムに確認することができ、連絡に付随するミスもタイムロスもなくなるのです。

 

販売管理システムが活きる業界・導入事例

下記は、販売管理システムを活用することによって、業務改善を図れる業界の一例です。

 

製造業

製造業では、顧客からの受注、仕入れ先への発注、さらに自社での製造、在庫管理など顧客・仕入れ先・自社の間での「もの」と「お金」の流れを管理する必要があります。

そのため部門ごとでの情報交換がいかにスムーズかつ正確に行われるかが重要です。 　

例えば、顧客から「受注」に関する納期を尋ねられたとしましょう。こういった顧客からの問いに対してスピーディーに応答するためには、自社内の在庫の状況、仕入れ先への発注の状況、製造現場の進捗など、部門ごとの「もの」と「お金」に関する情報が正確かつ迅速に伝達される必要があります。

このような部門ごとの情報交換を手動で行うと、タイムラグが発生する上に、伝言ゲームをする時のように情報が誤って伝えられてしまうというヒューマンエラーが発生してしまう可能性もあります。 　 　

そこで販売管理システムがあれば、部門ごとの情報が一元管理できるので、各部門の情報を正確にリアルタイムで確認することができます。

結果的にこういった納期に関する質問にも正確かつ素早く答えることができるのです。

 

小売業・卸売業（アパレル、百貨店など）

アパレルや百貨店などの小売店で重要となるのは在庫管理の部門でしょう。

製造業と違い小売では自社での製造がない分、どれだけ適正な量の在庫を維持してスムーズに顧客に商品を届けることができるかが重要になります。 　

在庫が少な過ぎれば顧客の需要に答えられず欠品などが生じ、販売機会を失ってしまいます。

また逆に在庫が多過ぎれば無駄に在庫ばかりが嵩み、いわゆる不良在庫の問題が生じてしまうでしょう。

ECショップなどの競合が勢力を強めるなか、在庫を適切に管理し消費者の購買意欲を上げていくことが顧客の流出を防ぐ上では非常に重要といえます。

そこで販売管理システムがあれば在庫の管理も正確に行うことができます。

アパレル業界を例にとると、顧客がわざわざ店頭に足を運び、気に入った商品を見つけても、欲しいサイズの在庫がないと顧客の購買意欲を大きく削ぐことになってしまいます。

そういったときに販売管理システムがあれば在庫の可視化が容易に行うことができ、それによって需要予測なども正確さを増します。

そうすれば上記のような欠品問題が改善し顧客満足度の向上も望めるのです。

 

飲食業（外食産業、スーパーなど）

飲食業界においても販売管理や在庫管理が重要です。

食品にはそもそも消費期限や賞味期限などの期限が設定されています。

これらの食材に関する期限の管理が適正に行われなければ、味の品質に加え、食品衛生の問題も生じかねません。

販売管理システムを用いて食材の管理が適正かつリアルタイムに行われることで、業務の効率化や機会損失の予防につながります。 　

また、データ分析を活用し、需要の予測が可能になれば、無駄のない仕入が行えます。

販売管理システムによって在庫の「見える化」ができるようになり、結果的にそれが適切な仕入にもつながるという、良い循環が生まれるのです。

 

メディカル（医薬品など）

医療業界もまさに販売管理システムが活きる業界といえるでしょう。

医療業界で取り扱うものは、医療器具や医薬品、医療機器などどれも人の命に関わるような商品が多いです。

だからこそ販売管理の現場においても、ヒューマンエラーによるミスなどはできるだけ避けなければいけないわけです。

このためITシステムの導入による業務の効率化やミスの軽減の重要性が高いと言えます。

医療機器販売業を例にとってみましょう。医療機器販売業には他の業界とは違う独自の商慣習が種々あります。

例えば医療機器は人命に関わる特殊な商品であるため、医療機関から緊急対応を求められるケースや、ときどきしか使わない医療機器を預かっておく預託在庫管理の業務もあります。

このようにこの業界では単なる機器の売り買いだけでなく、医療機関に対して医療機器を安定的に供給する体制を整えることが求められています。

機器の売り買いに加え、貸出しや預託在庫管理の業務など複雑極まる業務内容を、システムの導入によって可視化していくことが、負担軽減につながっていくと考えられます。

 

流通業 　

流通業では、消費者にどれだけ正確かつ素早く商品を届けることができるかが重要になります。

この「正確さ」と「素早さ」こそまさに販売管理システムの強みであることを考えれば、この業界においてもシステム導入に多くのメリットがあると考えられます。 　

流通業の中でも物流センターなどの物流業を例にして考えてみましょう。

物流ではいかに「もの」の流れの管理を的確に行うかが重要になります。

例えば物流における在庫管理では、倉庫のどこに在庫があるかをわかっておくために必要なロケーション別管理が重要になります。

それもシステムを導入すれば「どこに、何が、どれだけあるか」をシステムがしっかりと把握してくれるため、従来と比べても在庫の管理が簡単になるわけです。

例に挙げたように、有形商材を扱う業界はシステムによる恩恵をイメージしやすいですが、販売管理システムにおける「ニーズ予測」の観点から見ると、無形商材でも一定の有用性はあるといえます。

 

販売管理システムの機能一覧

次に、販売管理システムの代表的な機能をご紹介します。

 

販売管理

・見積機能

主に、「見積データの登録」や「データの一括管理・検索」ができる機能です。

 

・受注管理機能

主に、「受注情報の登録」や「データの一括管理・検索」「受発注の同時処理」ができる機能です。

 

・売上、売掛管理機能

主に、受注情報データとの連携によって、「売上データの作成・検索や出力」ができる機能です。

システムによっては、「売上分析から、今後の売上を予測」できる機能もあります。

 

・請求管理機能

主に、「請求書の作成・発行」や「未回収債権を検索・一覧表示」、債券回収後の「消込処理」ができる機能です。

従来の販売管理業務との大きな違いとして、情報の一元化によって二度手間が減ることが挙げられます。

従来は部署ごとで情報を管理するような場合もありました。

その場合見積もり段階で一度商品についての情報を入力したのち、それらを請求管理の際改めてもう一度入力するなどして対応していたわけです。

これでは業務が二度手間になってしまい効率が下がってしまいます。

システムを導入すればこのような業務の重複が減り、作業効率を上げることができるのです。

 

在庫管理

・出荷管理機能

主に、「出荷指示書の作成」や「在庫の確認・調整・検索・償却処理」ができる機能です。

 

・入荷管理機能

主に、商品の入荷予定や入荷数を「可視化」できる機能です。 　

在庫管理において従来問題となっていたのは、今現在、自分達がどれだけの在庫を持っているのか確認することが容易でない点です。 　 　

在庫の量を過不足なく維持しなければ、欠品が発生したり、逆に在庫が余って廃棄したりなどの問題が生じます。

販売管理システムがあればリアルタイムで「いつ、どこに、何が、どれだけ」あるのかまでトレースすることが可能になります。

これによって適正在庫の維持が容易になり、在庫管理にありがちなトラブルも軽減されるのです。

購買管理

・発注管理機能

主に、「発注情報の作成・検索」ができる機能です。

 

・仕入管理機能

主に、「見積・購買内容の検索」や、自動で「在庫計上」を行う機能です。

また、仕入れの予定を自動作成できるものもあります。

 

・支払管理機能

主に、支払・買掛データから「消込処理」を行ったり、支払予定表を「集計・作成」したりする機能です。

購買管理では、顧客の要望に応えるため出来るだけスムーズに仕入れが行われる必要があります。

従来の製造業などでは製品を作り上げるため、さまざまな部署からの購買依頼が届きます。

その際には発注などのたびに書類が発生していたわけですが、システムの導入によってそういった購買にまつわるデータを一元化することでコスト削減ができるようになります。 　

また、今現在発注や納品がどうなっているかをデータで逐一確認できるため、タイミングよく発注することも可能になります。

 

販売管理システム導入までの流れ

システムを選択・導入する前に、チェックしておきたい事項は2点です。

 

システム導入の目的を決める

販売管理業務は幅が広く、すべての課題を解決できるシステムはなかなかありません。

そこで、まずは販売管理における現状の課題の整理と、システムによって「何を解決したいか」を決めましょう。

たとえば「転記作業に非常に時間がかかっているため、自動化して作業時間を短縮したい」「現状を見える化し、経営戦略に活用したい」など、現状の課題を洗い出し、そこからシステムに求める機能を絞り込んでいきます。

また、システムによっては機能を幅広く網羅するものもありますが、機能性に比例して価格は高くなる傾向にあります。

予め導入目的を決めておくことで、必要な機能だけを持つシステムをピンポイントで導入することができるため、漠然と導入するよりもコストのムダを減らすことができます。

 

合意形成も忘れずに

予算などの兼ね合いから、経営層を含む所管窓口側で決定しがちですが、実際に使う側の意見もないがしろにしてはいけません。

現状と目的のすり合わせも兼ね、導入には合意形成を取ることも忘れず行いましょう。

 

販売管理システムの比較ポイント

先述で定めた機能を満たすシステムを探します。比較の基準軸としては、下記が挙げられます。

 

機能性で選ぶ

システムには、各業界にフォーカスし一定の機能が構築されているもの（業界特化型）と、カスタマイズによって機能をより微細にチューニングできるもの（汎用型）があります。

 

・業界特化型のメリット

各業態の業務フローに鑑みたうえで一定のシステム・機能が構築されているため、相対的に「扱いやすい」「コストを安く抑えられる」メリットがあります。

はじめての導入で、機能のカスタマイズ性に強いこだわりがない場合は、こちらを選んでおくのが無難です。

 

・汎用型のメリット

一定のコストや労力はかかるものの、機能の「拡張性」「柔軟性」に優れています。

顧客の仕様や経営方法によっては、システムに独自性が必要となる場面もあるため、利用目的とシステムの仕様を比較材料とし、選択するのがよいでしょう。

導入形態で選ぶ 導入形態の選択でも、コストや利便性の違いが現れます。

 

・クラウド型

インターネット上で販売管理システム（ソフト）をダウンロードし、一定期間利用できる形態です。

専用の機材や構築費用がかからないため、「初期費用を安く抑えられる」「インターネットを介して外出先でも使える利便性」があります。

一般的に、多くのユーザーがこの形態を選択しています。

なお、中には無料版のクラウド型システムもありますが、有料版と比べて、相対的に「カスタマーサポートが手薄い」、「利用できるデータ・アカウントに制限がある（課金型拡張）」仕様となっている可能性もあります。

長期的な利用も見据えて検討しましょう。

 

・パッケージ（インストール）型

実際にソフトウェアを購入し、パソコンにインストールして利用する方法です。

インターネットを介さず利用できるため、クラウド型と比較して「通信状況に左右されず利用できる」「情報漏洩のリスクが低くなる」「ランニングコストが安く抑えられる」点はメリットとなります。

ただし、「インストールした機材でしか利用できない」、「初期費用の高さ」、「手動でインストールやアップデートを行わなければならない」点は、相対的にデメリットとなります。

 

・オンプレミス型

自社にサーバーや専門機材を用意し、稼働する形態です。

いわゆるシステム開発～運用を自社で一貫して担うため、上述2形態と比較して「カスタマイズの自由度の高さ」「セキュリティの強固さ」が大きなメリットとなります。

また、クラウド型と比較してランニングコストがかかるとも思われがちですが、長期的な利用を考えると、特筆した差は生まれないのが実情です。

というのも、クラウド型も一定期間を超えると更新費用がかかる分、最終的に利用金額は大差なく終わることも往々にしてあるためです。

双方の検討時に、利用したい期間を見据えて、料金のシミュレーションを行っておく方が堅実です。

ただし、専用機器や開発人員の準備によって、初期費用はクラウド型以上にかかる他、メンテナンスやアップデートも自社で運用する必要があります。

手軽さを求める場合、この形態は向いていません。

 

操作性で選ぶ

豊富な機能があることは、決して悪いことではありません。

しかし、システムに慣れていない場合だと、かえって煩雑になり利用しにくくなるデメリットもあります。

難しい操作をしなくとも、直感的に操作し扱いこなせるかどうかは、非常に重要な判断軸となります。

 

販売管理システムの導入ならエンジニア探しが最重要

目的も決まり、いざ自社に合うソフトウェアを選択・導入するフェーズとなると、よく下記のような悩みの声があがります。

「解決したい課題が複雑すぎて、一挙に解消してくれる既存のソフトウェアが見つからない」 「自社で機能をカスタマイズ（orフルスクラッチ開発）したいと考えていたが、知見が足りず足踏み状態となってしまっている」 このような事態となったときに頼れるのが、高い専門スキルを持つ技術者の存在です。

フリーランスITエンジニア専門エージェント「HiPro Tech」には、フルスクラッチ開発に上流から携われるエンジニアも多数登録しているほか、アドバイザーとして本当にフルスクラッチ開発する必要があるのかどうかを判断し、提案できるスペシャリストも登録しています。

少しでも気になることがございましたら、ぜひ「HiPro Tech」にご相談ください。