最適な在庫管理システムの導入のために！機能一覧や仕組み・流れを紹介

庫管理システムが、市場で数多くリリースされています。

在庫管理システムの導入を検討している企業様においては、

「自社課題に適した製品を選ぶのが難しい」 「予算内で目的に沿う在庫管理システムを導入できるか心配」

という不安をお持ちの方も多いのではないでしょうか。

また、導入時から相当な時間が経過したレガシーシステムからの脱却を目的に、新しい在庫管理システムへの切替えを検討している方もいらっしゃるかと思います。

そこで本コラムでは、今後の導入の手助けとなるよう、在庫管理システムの特徴や導入メリット、比較検討時のポイントなどにつき、詳しく解説していきます。

 

在庫管理システムとは？

「在庫管理システム」とは、在庫情報や棚卸データの管理など在庫を把握・管理できるシステムのことです。

「在庫」とは製品や商品を意味するだけではなく、原材料・部品・仕掛品なども在庫に含まれます。

在庫管理を手動で行うと「人為的ミスの発生」「管理品質のばらつき」「データと在庫状況の不一致」などの問題がありました。

在庫不足や過剰在庫は企業にとって適正な管理ができないだけではなく、機会損失のリスクにつながるでしょう。

在庫管理システムの導入で「人為的ミスの防止」「リアルタイムで在庫状況の把握」「業務の効率化・標準化」などのメリットがあります。

その結果、適正在庫の維持が容易になり、キャッシュフローも向上できます。在庫システムは、ハンディターミナルを使った「データ入力機能」「仕入管理機能」「受注から会計までの一元管理機能」などさまざまな機能があるのです。

在庫管理システムには以下のように特徴ごとにタイプがあります。

• 受発注機能と連携できるシステム
• 販売管理がメインのシステム
• 製造業、物流会社向けシステム
• ECサイト、通販向けシステム
• 医薬品、化学物質など備品管理に適したシステム
• 万能向けシステム

 

在庫管理システムの主な機能一覧

検品機能

「検品機能」は、入荷・出荷する製品をハンディターミナルやタブレットで読み取るだけで検品作業できる機能です。

検品機能を手作業で行うと非常に時間がかかりミスも起こりやすいという問題がありました。

しかし、検品機能を導入すれば、検品機能バーコードを読み取り商品スキャンをするだけで済みます。

その結果以下のようなメリットがあるのです。

• 作業ミスを減らせる
• 作業の標準化を図れる
• 新入社員でも即戦力として使える
• ハンディターミナルで作業状況を確認できる
• PCでも作業確認ができる
• 作業担当者の負担を軽減できる

 

在庫一覧機能

「在庫一覧機能」は製品や保管場所で在庫数を管理できる機能です。

ロット番号による管理や製品ごとの検索もできます。

また特定の製品のみのデータ確認や特定の保管場所の在庫数の検索も可能です。

さらにエクセルでのデータ抽出でソートすることもできます。

以前は入荷した商品の保管場所がわからず、商品を見つけるのに手間取るといった問題がありました。

在庫一覧機能は在庫の保管場所を速やかに特定できる上に、作業時間の削減や人件費の削減にもつながります。

 

入出庫管理

「入出庫管理」は入荷・出荷予定の製品を検品できる機能です。

製品保管で必要な品番や数量を登録したバーコード付きのラベルを発行し、入出庫を管理します。

在庫管理業務は在庫の入出庫があるたびに情報が変化して、ミスが発生しやすいといった課題がありました。

その結果、在庫の過不足や廃棄により生産性も悪化したのです。

入出庫管理機能により、ミスを防ぐための確認が不要となり作業時間も減らせます。

また「ピッキングのリスト」「伝票との連動」など管理項目の追加もできるため、効率的な在庫管理を可能にします。

 

返品管理機能

「返品管理機能」により返品情報を簡単に修正できる上に、人為的ミスも防げます。

手作業で返品処理すると担当者により対応が異なり、作業手順が複雑になりがちでした。

返品管理機能は顧客の「受注番号」や「商品情報」などを返品情報として利用できるため、返品情報入力を簡略化できます。

返品情報登録完了後に在庫計上できるため「どの顧客が返品したのか」「いつ返品したのか」などの確認が可能です。

 

棚卸機能

「棚卸機能」で現物とデータの数量が一致しているかどうかチェックできます。

棚卸機能は手元の端末のラベルチェックにより自動で数量チェックできる機能です。

多くの企業では帳簿在庫と実在庫が合わないといった問題が発生していました。

原因としては「間違えて違う商品を入れる」など運用面のミスのほか、「部材の投入と完成品の出来上がりの時間のズレ」などシステム側の問題があったのです。

このため、実在庫との乖離チェックに時間がかかり、担当スタッフの作業負担もありました。

棚卸機能は自社の棚卸サイクルに合わせ、実在庫数とデータの数量を簡単に比較できます。

リアルタイムで在庫状況が確認できるため事務作業の効率化にもつながるでしょう。

 

在庫分析

「在庫分析機能」は、入荷・出荷・在庫データから「売れ筋商品」「余り売れていない商品」をグラフ化し分析できる機能です。

「在庫分析」とは在庫を適正管理できるように分析することを指します。

これまで多くの企業では、売上分析をExcelで行っていました。

しかし、Excelには入力の手間や入力ミスの問題があり、効率的な分析ができませんでした。

在庫分析機能はデータ分析できる「BIツール」でデータを自動的に反映できるため、Excelより簡単に分析ができます。

「不良在庫を減らせる」「商品ごとの売れ行きがわかる」「在庫過剰にならない」などのメリットにより、経営判断にも活かせるでしょう。

在庫分析の種類は以下の通りです。

• ABC分析
• 在庫回転率
• 在庫回転期間
• 交差比分析
• デッド在庫、緩動在庫分析

 

データ抽出機能

「データ抽出機能」は在庫管理システムのデータから必要なものを抽出して、加工できる機能です。

在庫分析機能で、特定の商品の入出庫履歴を出力したり、分析データを社内資料用にエクセル化もできたりします。

企業の経営者にとって「どの商品の需要が高いのか」「注力商品の売れ行きはどうか」といった情報は重要です。

しかし手作業だと、膨大な在庫データでは経営判断に必要な情報がすぐに取り出せません。

在庫管理システムのデータ抽出機能により必要なデータはすぐに取り出せます。

このため、素早い経営判断が可能になるのです。

 

マスター管理機能

「マスター管理機能」は顧客・社員・製品などのマスターデータを統合管理できる機能です。

在庫区分・保管スペース・取引先などのデータを管理できます。

Excelでマスターデータを作成するには人為的ミスが起こりやすく、作業時間もかかるのです。

マスター管理機能の利用により売上や市場シェアの拡大など、経営判断に関わるデータを参照できます。

 

在庫管理システムの必要性について

在庫管理システムの必要性について、以下5つの観点からご紹介します。

 

・機会損失の防止

仮に適切な在庫管理を行えていない場合、欠品のリスクが増し、製造・販売の機会損失につながるため、事業経営に悪影響を及ぼす恐れがあります。

・キャッシュフローの改善

余剰在庫は決算時に棚卸資産として課税対象となるため、適切な在庫管理の実現は、キャッシュフローの改善に直接的に寄与します。

・人的ミスの削減

莫大な量の在庫をシステム上で一元管理できることから、紙やExcelを用いたアナログでの在庫管理と比べ、検品の見逃しや在庫数のカウント違いなどの人的ミスを大幅に削減できます。

コスト削減

システムを用いて在庫管理の自動化を図れるため、人件費のコスト削減にもつながります。

・企業価値の最大化に貢献

システム導入により、時間と工数を要していたアナログ管理から解放されることで、他の注力事業に人的リソースを割くことができる上に、企業価値の最大化に効果を発揮します。

 

在庫管理システムを選ぶ際にチェックすべきこと

 

ツールで解決できるかチェックする

無料で利用可能なExcelや市販の在庫管理ソフトなど、扱う在庫量が小規模であれば、在庫管理システムではなく、ツールの導入で事足りる場合があります。

簡単な在庫管理表であれば、Excelを使って作成可能です。

また、在庫管理ソフトは無料から有料製品まで幅広くあり、有料の場合も低コストに収まるため、システムと比較し、導入しやすいというメリットがあります。

ただし、いずれのツールも使える機能が限定されるため、自由度が低いことがデメリットとしてあげられます。

「販売管理システムと連携させたい」「より盤石な在庫管理体制を構築したい」など、高い機能を求める場合は、在庫管理システムの導入をおすすめします。

 

パッケージかスクラッチか確認する

ツールではなく、在庫管理システムを導入する際は、市場で流通しているパッケージ製品の利用、あるいは、オーダーメイドでのシステム開発（スクラッチ）の2種類に分かれます。

それぞれの特徴を理解した上で、導入を進めましょう。

 

・パッケージ

パッケージ製品を用いる場合、パッケージ製品本体と併せ、カスタマイズやハードウェア、セットアップなどの費用が別途かかります。

パッケージ本体は、シンプルな機能で1万円以下の製品から、100万円以上する他のシステムとの連携可能な高機能製品まで幅広くありますが、スクラッチ開発と比べ、導入コストを安く抑えられる点がメリットです。

平均的な機能で効率化やコスト削減効果が期待できる場合は、パッケージ製品が適しているといえるでしょう。

 

・スクラッチ

クラッチとは、自社の業務に最適なシステムをオーダーメイドで開発する手法を指し、フルスクラッチは、すべての工程をオーダーメイドで行う開発手法を指します。

自社に開発部門を持たない企業がスクラッチ開発を行う際は、一般的にシステムベンダーと呼ばれるSIerに開発を依頼することになります。

イニシャルコストが数千万円単位に達するケースも珍しくありませんが、企業のニーズに沿う専用システムを一から構築できる点は、スクラッチ開発の大きな強みです。

 

サーバやネットワーク機器の管理方法についても決める

サーバやネットワークの管理方法には、オンプレミスとクラウドの2種類があり、双方の特徴を押さえておく必要があります。

 

・オンプレミス

オンプレミスとは、サーバやネットワーク機器を自社で購入し、自社内に設置して運用を行うことを指します。

データセンター内や業務委託先にサーバを設置する場合もオンプレミスの対象となります。

オンプレミスのメリットは、在庫管理システムと他の販売管理、顧客管理などのシステム連携を目的にカスタマイズを行いやすい点にあります。

デメリットは、クラウドと比較し、サーバやネットワーク機器、ライセンスなどの購入に高額なイニシャルコストが発生することです。

また製品購入から導入まで、数週間、場合によっては数ヶ月要することがあります。

 

・クラウド

クラウドサーバ・ネットワークは、インターネットを通じて利用できるサーバ・ネットワークのことを指し、オンライン環境とアカウントがあれば、場所や時間を問わず、自在にアクセス可能です。

クラウドのメリットは、イニシャルコストの削減と運用業務の効率化です。

月額料金で提供されるクラウドはほとんどのサービスで初期費用が無料であり、購入した場合も費用は数千円程度です。

オンプレミスの場合、1サーバあたり月額で数十万単位の費用が発生する場合もあるため、コスト削減に効果を発揮します。

クラウドのデメリットは、カスタマイズ性に欠けることです。

サービスによっては、ある程度カスタマイズできるものもありますが、システムはベンダーによって管理運営されているため、期待に100%応えるカスタマイズは期待できないと考えた方がいいでしょう。

また、オフライン環境では利用できないことも、デメリットの１つです。

 

在庫管理システムの見積り時に知っておきたいこと

以下、3つの観点からご紹介します。

 

費用はなにで決まるのか

 

・システムの開発方式

システムの導入に際し、どれほどの費用が発生するかについては、気になるところだと思います。

パッケージ製品の場合、システム開発よりもコストメリットがある点は前述の通りです。

また、Microsoft Access、オープンソースのフレームワーク、スクラッチなど、システムの開発方式により開発工数に差が生じた分、費用は変動します。

それぞれの概算費用とプロジェクト工期、期待できる機能を勘案の上、開発方式を決定しましょう。

 

・機能性

近年、帳簿作成や利益管理機能が付いたシステムや、外出先でもリアルタイムでデータの確認ができるシステムなど、高機能の在庫管理システムが市場でリリースされています。

機能性を重視した場合、イニシャルコストはかさみますが、中長期的に見て、生産性の向上に寄与しコスト削減につながるケースもあります。

費用面のみに捉われずに、機能性についても充分に考慮した上で、システムを検討した方が得策でしょう。

 

機能をこだわりたい時は

自社でシステム開発部門を持たない場合、システム開発に強みやノウハウを持つ、システムベンダーへの開発依頼が想定されます。

システム開発の外注に際して重要なポイントは、システムの要件定義を予め明確化することです。

どのような目的でシステムを導入し、どの機能が不可欠であるかについて、要件を明確に定めることで、不要な開発費用の削減につながります。

また、外部企業に開発を依頼する際は、自社要望を満たす開発実績がある会社を複数社選定して、開発費用や期間、具体的なシステム機能を比較検討の上、最適な開発パートナーを選びましょう。

 

費用を抑えたい時は

シンプルな機能で自社要望を満たすことができる場合、Microsoft Accessやオープンソースのフレームワークを用いて開発することで、スクラッチ開発と比べ、費用を抑えることが可能です。

以下に、それぞれの特徴をご紹介します。

 

・Microsoft Access開発

「Excelでの管理に限界を感じているが、予算が限られている」、そのようなケースにMicrosoft Accessは最適です。

イニシャルコスト不要かつ、段階的にアップグレードできることから、省コストでのシステム開発に適していますが、簡素な仕様上、膨大なデータ量の操作時に動作が重くなるため、多人数での利用に不向きな点がデメリットです。

 

・オープンソースのフレームワークを用いた開発

オープンソースは「ソースコードの全てが公開されているソフトウェア」を指し、フレームワークは「システム開発に必要な機能が予め用意されたもの」を指します。

オープンソースのフレームワークを活用し、Webアプリケーションをインストールするだけで開発に必要な最低限の機能が揃うため、開発にかかるコストを削減できる点はメリットです。

一方、デメリットは、導入後に既存の枠組みから外れた機能を追加する際、都度カスタマイズが必要となり、開発コストが増える恐れがあることです。

 

まとめ

正確な在庫情報の把握・管理に欠かせない在庫管理システムは、アナログ管理と比較し、多くの導入メリットがあること、また、導入時に気を付けるべき、比較・チェックポイントなどにつき、本コラムを通してお伝えしました。

ここまでお読みになり、本格的に在庫管理システムの導入・開発をお考えの方もいらっしゃるかもしれません。

しかし、システムの開発方式とサーバ・ネットワークの管理方法の組み合わせは多岐に渡り、実態に見合った費用を算出することは困難です。

また、導入の検討段階で、開発方式やベンダー選定の見極めができていない場合、プロジェクトの進行が滞り、事業運営に悪影響を及ぼす恐れがあります。

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