ニーズを満たす、最適な文書管理システムの導入の進め方とは

現在、文書管理システムの導入を検討されている人の中には、
「パッケージ製品の種類が多岐に渡り、なにを基準に選ぶべきかわからない」、
「標準的な機能を超える社内ニーズがあり、予算内に収まるか心配」、
というお悩みを抱えている方もいらっしゃるかもしれません。

本コラムでは、今後の導入時の参考となるよう、文書管理システムの特徴からはじまり、パッケージ製品の比較検討時のポイントや自社向け開発・カスタマイズに適したケースなどにつき、詳しく解説していきます。

文書管理システムとは

文書管理システムとは、紙の文書をデジタル化して一元管理することで、スムーズに情報の検索や共有などを行えるシステムのことを指します。

紙ベースでの文書保管と比較し、システム上に情報を一元管理できるため、保管スペースが不要な点は、導入時の大きなメリットです。

また、文書管理システムは検索性に優れていることから、求めている情報に、スムーズにアクセスすることが可能です。

2019年度に、総務省が開発した文書管理システムが全省庁に導入されるなど、官民問わず、働き方改革の推進が叫ばれる昨今の社会情勢において、生産性向上や業務効率化に寄与する文書管理システムに、大きな注目が集まっています。

文書管理システムの機能

文書管理システムの主な機能について、以下に解説します。

◇保存機能

前述の通り、紙文書を電子化することで、保存スペースが不要になります。文書の保存時にファイリングの手間がなくなり、フォルダ名に応じた文書保存を通して、文書の仕分けもスムーズに行える点は、紙文書でのアナログ管理にはないメリットの一つです。

◇検索機能

文書管理システムは検索性に長けていることから、システム上に関連キーワードを入力し検索するだけで、求める情報にスムーズにアクセスすることが可能です。その点、検索機能は業務効率化に大きく寄与します。

◇編集機能

文書管理システムは、インターネット環境下であれば、場所や時間を問わずアクセスの上、編集を行えます。 また、他ユーザーと同時に編集作業を行えるため、作業効率が向上します。 さらに、バージョン管理機能を利用することで、ファイルを誤って削除した場合も復元でき、常に過去と最新のテータを比較できる点は、文書管理システムの特徴的な機能だといえます。

◇共有機能

いつでも、どこでも、だれでも同じ情報を閲覧・シェアできるため、文書管理システムは、ナレッジマネジメントにも効果を発揮します。それぞれの社員が培った知見やノウハウを、システム上でリアルタイムに共有し合うことで、事業成長の阻害リスクとなる、属人化防止につながります。

文書管理システムはパッケージが多い

・数千万文書の大規模データを取り扱える製品
・高速ビューワにより素早い表示機能を持つ製品
・国や地方自治体による法令、条例、各種制度に沿ったISO文書対応の製品
など、現在さまざまなパッケージ型の文書管理システムが市場で流通しています。

パッケージ製品の人気の理由に、システム開発と比較し、導入時の費用が安く、ユーザーインターフェイスが優れ、セキュリティ対策にも強い製品が数多くある点があげられます。

◇導入目的に立ち返る必要性

パッケージ製品を導入する際には、導入目的に立ち返る必要があります。

なぜなら、文書を管理する上で、セキュリティ面を重視するのか、 あるいは、機能の充実性に重きを置くかにより、選択すべき製品が異なるからです。

以下の3つのポイントから、導入目的を改めて確認しておきましょう。

・セキュリティ

顧客情報や社内の機密文書の管理が主な導入の目的の場合、セキュリティ対策に強い製品をおすすめします。文書ごとにアクセス権限設定を行えるものから、不正な持ち出し防止のため、ダウンロードや印刷を禁止できるものまで、さまざまなセキュリティ機能を搭載したシステムがあります。求めるセキュリティレベルに応じて製品を選択しましょう。

・機能の充実性

機能の充実性に重きを置く場合、前述の通り、多種多様な機能を持つパッケージ製品が市場でリリースされているため、予算をもとに、システムに搭載する機能の優先度ついて、事前に整理しておく必要があります。

・導入形態

文書管理システムにおけるサーバ・ネットワーク機器の導入形態は、クラウド型とオンプレミス型の2種類に分かれます。クラウド型はイニシャルコストが安い反面、従量課金制のものが多く、導入後の保存データ量により、利用料が想定以上に膨らむケースがあります。
一方でオンプレミス型は、サーバなどを自社で購入・設置するため、導入後の運用費用を抑えられる反面、初期費用がかさみます。双方の特徴を充分に理解し、比較検討した上で、導入形態を決定しましょう。

文書管理システムの開発・カスタマイズについて

標準的な文書管理システムの搭載機能を超えるニーズが発生した際には、自社向けにパッケージ製品をカスタマイズあるいは、文書管理システムを開発する必要があります。

以下は、開発・カスタマイズの検討に値するケースの一例です。

・自社OS上の他のアプリケーションとの連携を図れる、高い拡張性を備えた製品が必要
・文書だけでなく、画像・動画・音声を含むデジタルコンテンツを一元管理する社内ニーズがある
・利用用途が金融、医療分野向けのため、高度なセキュリティレベルが必須
など

自社で対応を進める際には、カスタマイズや開発を推進できるエンジニアの存在が必要不可欠ですが、社内でエンジニアが不足し、自社開発や自作が難しい場合、一般的に外部ベンダーや派遣、フリーランスの活用など外部の力を利用することが、ソリューションの一つとして位置付けられています。

また、求める開発・カスタマイズ内容により、コストは変動するため、外部ベンダーに依頼する際は、自社の予算に沿った開発・カスタマイズ内容を、事前に精査する必要があります。

まとめ

本コラムでは、文書管理システムの特徴的な機能をはじめ、導入時に気を付けるべき、比較・チェックポイントなどについて、詳しく解説しました。

また、パッケージ製品の搭載機能を超えるニーズが見込まれる際は、自社向けに開発、カスタマイズする必要があることは、前述の通りです。

市場で流通するパッケージ製品ではなく、文書管理システムの開発・カスタマイズを検討されている方の中には、最適な外部ベンダーの選定方法や、導入から運用にかかるコスト・導入期間について、不安をお持ちの方も多いかと思います。

仮に、外部ベンダーや搭載機能の見極めを誤り、導入を進めてしまった場合、プロジェクトの遅延を引き起こすだけでなく、運用開始後の機能追加などにより、想定外のコストが発生する恐れもあります。

「最適な文書管理システムを迅速に導入するためには、どのようにすればいいのか」、
「パッケージ製品のカスタマイズか自社開発、どちらで進めるべきか」、
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